Zdalne Audyty: Nowa Rzeczywistość w Zapewnianiu Jakości i Ciągłości Biznesu

Pandemia COVID-19 zrewolucjonizowała sposób, w jaki firmy prowadzą swoją działalność, wymuszając szybką adaptację do pracy zdalnej i cyfrowych rozwiązań. Jednym z obszarów, który przeszedł znaczącą transformację, są audyty wewnętrzne i zewnętrzne. Tradycyjne, oparte na fizycznej obecności audytora, metody musiały ustąpić miejsca audytom zdalnym, przeprowadzanym za pomocą technologii informatycznych. To przejście, choć początkowo wymuszone okolicznościami, okazało się nie tylko koniecznością, ale także katalizatorem innowacji, oferującym firmom nowe możliwości w zakresie efektywności, elastyczności i zasięgu działania.

Zdalne audyty, znane również jako e-audyty lub audyty wirtualne, to proces oceny systemów, procesów lub zgodności, prowadzony z wykorzystaniem narzędzi komunikacji cyfrowej, takich jak wideokonferencje, współdzielenie ekranu, platformy do zarządzania dokumentacją i dedykowane systemy do audytowania. Ta nowa forma audytu stawia przed organizacjami i audytorami zarówno wyzwania, jak i ogromne szanse. W tym artykule przyjrzymy się bliżej specyfice zdalnych audytów, ich korzyściom, wyzwaniom oraz temu, jak cyfrowe narzędzia wspierają ich efektywną realizację.

Czym Są Audyty Zdalne i Dlaczego Zyskały na Znaczeniu?

Audyt zdalny to metoda przeprowadzania audytu bez fizycznej obecności audytora w audytowanej lokalizacji. W zamian wykorzystuje się technologie komunikacyjne do zbierania dowodów, przeprowadzania wywiadów i obserwacji. Choć koncepcja zdalnego audytu nie jest całkowicie nowa, to globalne restrykcje związane z pandemią przyspieszyły jej masowe przyjęcie.

Wzrost znaczenia zdalnych audytów wynika z kilku kluczowych czynników:

• Globalne kryzysy i ograniczenia w podróżowaniu: Szybka reakcja na niespodziewane zdarzenia, takie jak pandemie, wymagała alternatywnych metod audytu.
• Optymalizacja kosztów i czasu: Redukcja wydatków na podróże i logistykę oraz oszczędność czasu, który audytorzy musieliby poświęcić na dojazdy.
• Zwiększona elastyczność: Możliwość szybkiego zaplanowania i przeprowadzenia audytu, niezależnie od lokalizacji audytowanej firmy czy audytora.
• Wspieranie zrównoważonego rozwoju: Mniejsze ślady węglowe dzięki ograniczeniu podróży, co wpisuje się w politykę ESG wielu firm.
• Dostęp do szerszej puli ekspertów: Możliwość zatrudniania audytorów z całego świata, bez względu na ich lokalizację.

Jak Wyglądają Audyty Zdalne w Praktyce?

Przeprowadzenie efektywnego audytu zdalnego wymaga starannego planowania i wykorzystania odpowiednich narzędzi. Główne etapy i aspekty to:

1. Planowanie i Przygotowanie:

   • Ocena wykonalności: Nie wszystkie audyty mogą być w 100% zdalne (np. audyty wymagające fizycznej inspekcji sprzętu czy infrastruktury). Należy ocenić, które elementy audytu mogą być przeprowadzone zdalnie, a które wymagają obecności na miejscu (audyty hybrydowe).
   • Zdalne spotkanie wstępne: Omówienie celów, zakresu, harmonogramu i metodyki audytu z audytowaną organizacją. Ustalenie używanych narzędzi komunikacji i platform.
   • Wymiana dokumentacji: Udostępnienie niezbędnych dokumentów (procedury, polityki, zapisy) poprzez bezpieczne platformy chmurowe lub systemy zarządzania dokumentacją.
   • Testowanie technologii: Upewnienie się, że wszystkie strony mają odpowiednie oprogramowanie i stabilne połączenie internetowe.

2. Realizacja Audytu (Zbieranie Dowodów):

   • Wideokonferencje: Przeprowadzanie wywiadów z pracownikami na wszystkich szczeblach (np. z kadrą zarządzającą, operatorami, specjalistami IT).
   • Współdzielenie ekranu: Prośba o udostępnienie ekranu w celu przeglądu systemów (np. ERP, WMS, CRM), baz danych, arkuszy kalkulacyjnych, logów systemowych czy interfejsów aplikacji.
   • Zdalne obserwacje: W przypadku audytów procesów fizycznych (np. na linii produkcyjnej, w magazynie, w laboratorium), można wykorzystać strumieniowanie wideo na żywo (np. za pomocą smartfonów z dobrą kamerą, dronów, kamer monitoringu). Audytor może prosić o zbliżenie, pokazanie konkretnego miejsca czy elementu.
   • Przegląd dokumentacji cyfrowej: Analiza dokumentów przechowywanych w systemach elektronicznego obiegu dokumentów (EDM) lub platformach współpracy.
   • Wykorzystanie narzędzi analitycznych: Audytor może prosić o wygenerowanie raportów z systemów, danych statystycznych, a następnie analizować je za pomocą specjalistycznego oprogramowania (CAATs – Computer Assisted Audit Tools).

3. Raportowanie i Działania Poaudytowe:

   • Zdalne spotkanie zamykające: Przedstawienie wstępnych wyników audytu, omówienie zidentyfikowanych niezgodności i obserwacji.
   • Wirtualne warsztaty: Wspólne opracowanie planu działań korygujących (CAPA) za pomocą narzędzi do współpracy online.
   • Monitoring i weryfikacja: Śledzenie postępu działań korygujących również może odbywać się zdalnie, poprzez systemy zarządzania CAPA i przegląd dostarczonych dowodów cyfrowych.

Korzyści z Audytów Zdalnych: Efektywność, Elastyczność i Zrównoważony Rozwój

Zdalne audyty oferują szereg znaczących korzyści dla organizacji i audytorów:

• Redukcja Kosztów: Znaczące obniżenie kosztów podróży, zakwaterowania i diet dla audytorów.
• Oszczędność Czasu: Eliminacja czasu poświęcanego na dojazdy i logistykę, co pozwala na szybsze przeprowadzenie audytu i większą liczbę audytów w danym okresie.
• Większa Elastyczność i Szybkość Reakcji: Możliwość natychmiastowego rozpoczęcia audytu, szczególnie w sytuacjach nagłych (np. incydent bezpieczeństwa, nagła potrzeba weryfikacji dostawcy).
• Dostęp do Specjalistów: Brak ograniczeń geograficznych pozwala na zaangażowanie audytorów posiadających unikalne kompetencje z dowolnego miejsca na świecie.
• Mniejszy Wpływ na Operacje: Audyty zdalne mogą być mniej inwazyjne dla bieżących operacji audytowanej firmy, ponieważ nie wymagają udostępniania fizycznej przestrzeni ani angażowania personelu w tak dużym stopniu.
• Poprawa Zrównoważonego Rozwoju: Zmniejszenie śladu węglowego poprzez ograniczenie podróży lotniczych i samochodowych, co wpisuje się w strategię odpowiedzialnego biznesu (ESG).
• Zwiększone Bezpieczeństwo (w kontekście zdrowotnym): Minimalizacja ryzyka rozprzestrzeniania chorób zakaźnych poprzez unikanie bezpośrednich kontaktów.

Wyzwania Audytów Zdalnych: Jak Im Sprawdzić?

Mimo licznych korzyści, audyty zdalne niosą ze sobą również pewne wyzwania:

• Bariery Technologiczne: Konieczność posiadania stabilnego połączenia internetowego, odpowiedniego sprzętu i oprogramowania. Problemy techniczne mogą opóźnić lub uniemożliwić audyt.
• Brak Bezpośredniego Kontaktu: Trudność w wychwyceniu mowy ciała, nieformalnych sygnałów czy ogólnej atmosfery w organizacji, które mogą być istotne dla pełnej oceny.
• Trudności w Fizycznej Inspekcji: Niemożność fizycznej kontroli sprzętu, warunków środowiskowych czy bezpieczeństwa fizycznego bez obecności osoby z audytowanej firmy. Wymaga to polegania na obrazach wideo lub na osobie z audytowanej organizacji, która działa jako „oczy audytora”.
• Bezpieczeństwo Danych: Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych wymienianych online, szczególnie w przypadku wrażliwych informacji finansowych czy osobowych.
• Zmęczenie Ekranem: Długie sesje wideokonferencyjne mogą być męczące dla obu stron.
• Zaufanie do Dowodów: Konieczność weryfikacji, czy dostarczane dowody cyfrowe są autentyczne, kompletne i niezmodyfikowane.
• Różnice Kulturowe i Językowe: Mogą być bardziej widoczne i trudniejsze do zarządzania w komunikacji zdalnej.

Aby sprostać tym wyzwaniom, kluczowe jest starannie planowanie, wykorzystanie niezawodnych i bezpiecznych narzędzi oraz jasna komunikacja między audytorem a audytowaną organizacją.

Cyfrowe Narzędzia Wspierające Audyty Zdalne

Efektywność zdalnych audytów w dużej mierze zależy od wykorzystywanych narzędzi. Nowoczesne systemy do zarządzania audytami, takie jak Auditomat®, są projektowane z myślą o wspieraniu tej nowej rzeczywistości:

• Platformy do wideokonferencji: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet – do prowadzenia wywiadów i spotkań.
• Platformy do bezpiecznego współdzielenia dokumentów: SharePoint, Google Drive, OneDrive, z odpowiednimi kontrolami dostępu i szyfrowaniem.
• Dedykowane systemy do zarządzania audytami (np. Auditomat®):
  • Cyfrowe checklisty i formularze: Wypełnianie na urządzeniach mobilnych z możliwością dodawania zdjęć, filmów i notatek głosowych.
  • Centralne repozytorium danych: Bezpieczne przechowywanie wszystkich danych z audytów w chmurze.
  • Moduł zarządzania CAPA: Śledzenie działań korygujących, przypisywanie odpowiedzialności i monitorowanie postępu.
  • Automatyczne generowanie raportów: Szybkie tworzenie profesjonalnych raportów z wizualizacjami.
  • Funkcje analityczne: Analiza trendów i identyfikacja ryzyka na podstawie zgromadzonych danych.
  • Bezpieczeństwo i zgodność: Projektowane z myślą o najwyższych standardach bezpieczeństwa danych (np. RODO, ISO 27001).

Te narzędzia pozwalają na zwiększenie transparentności, efektywności i rzetelności audytów zdalnych, minimalizując jednocześnie ryzyka związane z brakiem fizycznej obecności.

Podsumowanie: Zdalne Audyty jako Trwała Część Krajobrazu Biznesowego

Audyty zdalne to nowa norma w wielu branżach. Choć początkowo wymuszone globalną sytuacją, udowodniły swoją wartość jako efektywne, elastyczne i ekonomiczne rozwiązanie. Nie zastąpią one całkowicie audytów na miejscu, zwłaszcza w sektorach wymagających drobiazgowych inspekcji fizycznych, ale z pewnością staną się integralną częścią strategii audytowej wielu organizacji, często w formie audytów hybrydowych.

Dla firm, które chcą utrzymać ciągłość biznesową, zapewnić zgodność z normami i przepisami oraz zoptymalizować koszty, inwestycja w technologie wspierające zdalne audyty jest kluczowa. To nie tylko odpowiedź na obecne wyzwania, ale także krok w kierunku przyszłości, gdzie elastyczność i cyfrowe kompetencje stanowią o przewadze konkurencyjnej.

Czy Państwa organizacja jest przygotowana na pełne wykorzystanie potencjału audytów zdalnych i hybrydowych w celu zwiększenia efektywności i zaufania?